InDesign Datenzusammenführung: Die Lösung für zerschossene Umlaute und Sonderzeichen

Ein typisches Problem mit einer einfachen Lösung: Wie Sie fehlerhafte Umlaute (ä, ö, ü) und Sonderzeichen beim CSV-Import in InDesign endgültig beheben.

Hallo und herzlich willkommen auf dem Blog der Agentur Wachter! Mein Name ist Florian Wachter, und heute teile ich eine Lösung für ein Problem, das wohl jeder kennt, der regelmäßig mit InDesign und externen Datenquellen arbeitet: die Datenzusammenführung für Serienbriefe und das leidige Thema der Umlaute.

Die Ausgangslage: Ein Routinejob mit Tücken

Kürzlich stand wieder ein klassischer Auftrag an: die Erstellung eines Serienbriefs für einen unserer Kunden. Mehrere hundert personalisierte Anschreiben sollten an eine spezifische Kundengruppe versendet werden. Als überzeugter InDesign-Fan nutze ich für solche Aufgaben schon lange nicht mehr Word. Die gestalterische Freiheit und die präzisen Layout-Möglichkeiten von Adobe InDesign sind einfach unschlagbar.

Die Daten – in diesem Fall eine Kundenliste mit Adressen – erhielt ich praktischerweise als Google Sheet. Kein Problem, dachte ich. Also habe ich die Tabelle aufgeräumt, die Spalten für die Datenzusammenführung vorbereitet und nicht benötigte Felder entfernt. Anschließend, wie gewohnt, der Export als .csv-Datei, um sie in InDesign zu verknüpfen und die Adressdaten dynamisch in den Briefkopf zu laden. Alles reine Routine.

Das Problem: Plötzlich waren die Umlaute weg

Der erste prüfende Blick in die Vorschau der Datenzusammenführung offenbarte das altbekannte Ärgernis: Sämtliche Umlaute und Sonderzeichen (wie ä, ö, ü, ß) waren durch kryptische Zeichen ersetzt – im Fachjargon "zerschossen". Na super.

Meine erste Vermutung war ein Fehler in der .csv-Datei selbst. Also öffnete ich die Datei mit einem Texteditor (Notepad++), um die Umlaute manuell zu suchen und zu ersetzen. Doch siehe da: In der aus Google Sheets exportierten Datei war alles korrekt dargestellt. Die Umlaute waren intakt. Das Problem musste also an der Schnittstelle zu InDesign liegen.

Die Lösung: Der Excel-Trick, der immer funktioniert

Ich erspare Ihnen die lange Odyssee der Fehlersuche und präsentiere Ihnen direkt die Lösung, die bei mir zuverlässig funktioniert hat und Ihnen hoffentlich viel Zeit und Nerven sparen wird.

Das Geheimnis liegt in einem einfachen Zwischenschritt über Microsoft Excel. Der direkte Export aus Google Sheets in eine .csv-Datei führt zu einem Kodierungsproblem, mit dem InDesign nicht zurechtkommt. Google Sheets exportiert in der Regel in der Kodierung "UTF-8", während InDesign für die Datenzusammenführung oft eine "ANSI"- oder "UTF-8 mit BOM"-Kodierung erwartet.

Hier ist die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Rettung Ihrer Umlaute:

1. Aus Google Sheets als .xlsx exportieren: Laden Sie Ihre vorbereitete Tabelle nicht als .csv, sondern als Excel-Datei (.xlsx) aus Google Sheets herunter.

2. In Microsoft Excel öffnen: Öffnen Sie die soeben heruntergeladene .xlsx-Datei mit Microsoft Excel.

3. Als CSV mit Trennzeichen speichern: Gehen Sie nun in Excel auf "Speichern unter" und wählen Sie als Dateityp CSV (Trennzeichen-getrennt) (*.csv).

Speichern Sie die Datei unter einem neuen Namen ab. Alle anderen CSV-Formate haben in meinen Tests nicht zum gewünschten Erfolg geführt.

4. In InDesign neu verknüpfen: Verknüpfen Sie diese neu erstellte CSV-Datei nun in der InDesign-Datenzusammenführung.

Das war's schon! Ein kurzer Blick in die Vorschau bestätigt: Alle Umlaute und Sonderzeichen werden jetzt korrekt dargestellt.

Ich hoffe, dieser kleine, aber feine Tipp hilft Ihnen bei Ihrem nächsten Serienbrief-Projekt weiter.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Herzliche Grüße Ihr Florian Wachter Agentur Wachter